Әкімшілік және ұйымдастырушылық көмек

ӘКІМШІЛІК ЖӘНЕ ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ КӨМЕК

Қазақстандағы Елдік кеңсе көрсететін әкімшілік және ұйымдастырушылық көмекке: әуежайдан тосып алу, жүктерді кедендік рәсімдеу, іс-шараларды ұйымдастыру, БҰҰДБ-ның конференц-залдарын жалға беру, көлік қызметтері (БҰҰ-ның көлігі немесе жалдамалы көлік) және кездесулерді ұйымдастыру жатады. Осы қызмет түрлері бойынша байланыс тұлғасы (көрсетілген қызмет түрлерінің соңғысынан басқасы) Әкімшілік сұрақтар бойынша үйлестіруші, Светлана Шадевская болып табылады (svetlana.shadevskaya@undp.org).

Әуежайда күтіп алу

Байланыс тұлғасына ұшып келу және ұшып қайту уақыты туралы толық ақпаратты уақытында хабарлау керек.

Жүктерді кедендік рәсімдеу

Жүктер туралы ақпаратта төмендегі мәліметтер болуы керек:
• Соңғы тұтынушының байланыс ақпараттары
• Жүкқұжаттары мен басқа да тиеу құжаттарының көшірмелері
• Агенттіктің қызмет көрсету өтінімі мен БҰҰДБ қызметін төлеу құжаты

Астана қаласындағы министрліктерге жүк жіберген жағдайда келесідей мекен-жай/байланыс ақпаратын көрсетілуі қажет:

Астанадағы БҰҰ-ның кеңсесі
Астана қ.,
Бөкей-хан к-сі 26,
010000, Қазақстан Республикасы,
тел. +7 7172 592550
факс +7 7172 592540
registry.kz.astana@undp.org

Алматы қаласына жүк жіберген жағдайда келесі мекен-жайды көрсету керек:

Алматыдағы БҰҰ-ның кеңсесі
Алматы қ.,
Төле Би к-сі 67,
050000, Қазақстан Республикасы,
тел. +7 727 2582643; 2582442
факс +7 727 2582645
registry.kz@undp.org

БҰҰДБ-ның Астана немесе Алматыдағы кеңсесін жүк жіберілгендігі туралы хабарландырған жағдайда, БҰҰДБ-ның кеңсесі шұғыл түрде бұл туралы кеден брокері мен соңғы тұтынушыны ақпараттандырады. Бұдан кейінгі кедендік рәсімдеумен байланысты барлық іс-әрекеттер кеден брокерімен жүргізіледі; БҰҰДБ-ның кеңсесінің қызметкерлері кеден брокері дайындаған құжаттарға қол қойып, мөр басып ат салыса алады. Жүктің жеткізілуінде кідіріс болмау үшін кеден брокеріне уақытында барлық қажет құжаттарды, ақпарат пен қажет болған жағдайда түсіндірме алу керек. Қазақстандағы БҰҰДБ-ның кеңсесі жүкті кедендік рәсімдеуге байланысты шығындарды өтей алмайды, мысалы бұған кедендік рәсімдеу кезіндегі кідірістердің болуы салдарынан жүкті сақтауға кеткен шығындар жатады. Кідірістерді болдырмау үшін, жүкті жіберуге байланысты құжаттарды толығымен уақытында беру маңызды.

Іс-шараларды ұйымдастыру

БҰҰ-ның агенттігіне БҰҰДБ-ның әкімшілік сұрақтар бойынша үйлестірушісіне қажет қолдаудың нақты түрлері (кофе-брейктерді ұйымдастыру, аудармашылық қызметтерді ұйымдастыру және т.б.) көрсетілген қызмет көрсетуге арналған өтінімді жіберу керек. БҰҰ-ның қызметкерлеріне әмбебап баға көрсеткішінде аталмаған қызмет түрлерін көрсету керек болған жағдайда, БҰҰДБ-ның елдік кеңсесінің қызметінің есеп шоты қызметкерлердің нақты шығының негізінде қойылады.

Агенттіктен ірі кеңес/конференция ұйымдастыру бойынша өтінім түскен жағдайларда БҰҰДБ-ның елдік кеңсесінде бұндай шараларды ұйымдастыруға жеткілікті кадрлық ресурстар болмаған жағдайда, БҰҰДБ-ның кеңсесі оны ұйымдастыруға жергілікті қызметкерлерді жалдауда ат салыса алады.

БҰҰДБ-ның конференц-залдарын жалға беру

Астана мен Алматыдағы БҰҰ-ның кеңселерін брондау үшін Светлана Шадевская (Астанада) немесе Ирина Колыхаловамен (Алматыда) (irina.kolykhalova@undp.org) хабарласып, өтетін күні, уақыты, қажетті жабдықтар, қатысушылардың саны, кофе-брейктер саны мен басқа да ақпаратты беру қажет.

Көлік қызметтері (БҰҰ көлігі немесе жалдамалы көлік)

Қызмет көрсетуге арналған өтінімде қажетті ақпарат, соның ішінде көлік қажет болған күні, уақыты, бағдары мен жолаушылардың саны анықталған ақпаратты көрсетуіңізді сұраймыз. Сонымен қатар, Сізді БҰҰ-ның көлігі немесе жалдамалы көлік қажет екендігін көрсетуіңізді сұраймыз. Әкімшілік сұрақтар бойынша үйлестіруші жалдамалы көліктің қызметіныің бағасы тұралы ақпаратты береді.

Кездесулерді ұйымдастыру

Сіздің агенттігіңіз Қазақстанға миссия жоспарлап, кездесу ұйымдастыру бойынша БҰҰДБ-ның кеңсесі жағынан қолдау қажет болған жағдайда байланыс тұлғасы, БҰҰ-ның координация бойынша көмекшісі Лейла Ахметовамен (leila.akhmetova@undp.org) хабарласыңыз. Сізді кездесу ұйымдастырғыңыз келген тұлғаның АТӘ мен байланыс ақпараттарын көрсетуіңізді сұраймыз. Кездесу жоспарлаған тұлға кездесуге қатыса алмайтын жағдайда, кездесу ұйымдастыру үшін альтернативті қатысушыны көрсетуіңізді сұраймыз.
Мемлекеттік органдардың өкілдерімен кездесу ұйымдастыру қажет жағдайларда, агентікке бірінші кезекте, сәйкес министрдің атына орыс тіліндегі немесе орыс тіліне аударылған (шұғыл жауап алу мақсатында) хатты дайындап, жіберу керек.

Министрліктер хатты алғаннан кейін ғана жауапты тұлғаны тағайындауы себебінен, осындай хатты министрлікке жіберуге дейін БҰҰДБ-ның кеңсесі кездесуді ұйымдастыра алмайтындығына назар аударыңыз.

Сонымен қатар, кездесудің жоспарланған күнінен бір апта бұрын хабарлаған жағдайда ұйымдастырыла алмайтындағына назар аударамыз. Хатты жіберу күні мен кездесуге сұралып отырған күннің арасында екі апта уақыт болғаны жөн.