Административная и организационная помощь

Административная и организационная помощь, оказываемая страновым офисом ПРООН в Казахстане, включает: встречу в аэропорту, таможенное оформление грузов, организацию мероприятий, аренду конференц-залов ПРООН, транспортные услуги (транспорт ООН или наемный транспорт) и организацию встреч. Контактным лицом по этим услугам (кроме последнего указанного вида услуг) является Координатор по административным вопросам, Светлана Шадевская (svetlana.shadevskaya@undp.org).

Встреча в аэропорту

Контактному лицу необходимо заблаговременно сообщать точную информацию о прибытии и вылете.

Таможенное оформление грузов

Информация о грузах должна включать:
• Контактную информацию конечного пользователя
• Копии накладных и других отгрузочных документов
• Заявку агентства на оказание услуг и плату за услуги ПРООН

При отправлении грузов в министерства в г.Астана необходимо указывать следующий адрес/контактную информацию:

Офис ООН в Астане
г.Астана,
Ул. Букей-хана 26,
010000, Республика Казахстан,
тел. +7 7172 592550
факс +7 7172 592540
registry.kz.astana@undp.org

При отправлении грузов в г.Алматы необходимо указывать следующий адрес:

Офис ООН в Алматы
г.Алматы,
Ул. Толе Би 67,
050000, Республика Казахстан,
тел. +7 727 2582643; 2582442
факс +7 727 2582645
registry.kz@undp.org

При уведомлении офиса ПРООН в Астане или Алматы об отправлении груза, офис ПРООН обязан немедленно проинформировать о нем таможенного брокера и конечного пользователя. Все последующие процедуры, связанные с таможенным оформлением, осуществляются таможенным брокером; персонал офиса ПРООН может оказать содействие, подписав и поставив печать на документах, подготовленных таможенным брокером. Во избежание задержек таможенному брокеру необходимо своевременно получить все необходимые документы, информацию и пояснения в случае их необходимости. Офис ПРООН в Казахстане не может нести какие-либо расходы, связанные с таможенным оформлением груза, такие как расходы на хранение груза, вызванные задержками в процессе таможенного оформления. Во избежание задержек очень важно заблаговременно предоставить полную документацию, относящуюся к отправке груза.

Организация мероприятий

Агентству ООН необходимо представить Координатору ПРООН по административным вопросам заявку на оказание услуг, четко указав виды необходимой поддержки (организация кофе-брейков, организация переводческих услуг и т.д.). В случае, если персоналу ООН необходимо оказать услуги, не включенные в универсальный прейскурант, счет за услуги странового офиса ПРООН будет выставлен на основании фактических затрат на персонал.

В случае, если агентство обращается с запросом на оказание содействия по организации крупного совещания/конференции и в страновом офисе ПРООН нет достаточных кадровых ресурсов для организации такого мероприятия, офис ПРООН может оказать содействие в найме местного персонала для его организации.

Аренда конференц-залов ПРООН

Для бронирования конференц-залов, имеющихся в офисах ООН в Астане и Алматы, просим связываться со Светланой Шадевской (в Астане) (svetlana.shadevskaya@undp.org) или Ириной Колыхаловой (в Алматы) (irina.kolykhalova@undp.org) и указывать дату, время, необходимое оборудование, количество участников, количество кофе-брейков и другую информацию.

Транспортные услуги (транспорт ООН или наемный транспорт)

В заявке на оказание услуг просим указывать необходимую информацию, в том числе дату и время, когда необходим транспорт, маршрут и количество пассажиров. Также просим указывать потребность в предоставлении транспорта ООН или наемного транспорта. Координатор по административным вопросам предоставит информацию о стоимости услуг наемного транспорта.

Организация встреч

В случае если Ваше агентство планирует миссию в Казахстан и необходима поддержка со стороны офиса ПРООН по организации встреч, свяжитесь с контактным лицом, Лейлой Ахметовой, Ассистентом ООН по координации (leila.akhmetova@undp.org). Просим указывать ФИО и контактную информацию лица, с которым Вы бы хотели организовать встречу. В случае если лицо, с которым Вы планировали встретиться, не сможет принять участие во встрече, просим указать альтернативную кандидатуру для организации встречи.

В случае необходимости организации встречи с представителями государственных органов, первое, что необходимо сделать агентству - подготовить и направить письмо на русском языке или с переводом на русский язык (для более оперативного ответа) на имя соответствующего министра.

Обратите внимание, что до направления такого письма в министерство, офис ПРООН не может начать организацию встреч, поскольку министерства назначают ответственное лицо после получения письма.

Просим также обратить внимание на то, что встреча не может быть организована при уведомлении за неделю до планируемой даты. Предпочтительный срок между направлением письма и запрашиваемой встречей - две недели.